Quando a pandemia de COVID-19 começou a alterar radicalmente a forma como trabalhamos, muitas empresas viram-se forçadas a adaptar rapidamente as suas actividades para o ambiente digital, incluindo os eventos de team building. Na Inchimetas, enfrentámos este desafio de frente e, como resultado, desenvolvemos uma nova linha de serviços dedicados ao team building virtual.
Neste artigo, partilhamos a nossa experiência na organização de um dos maiores eventos virtuais que já realizámos: um team building para 200 colaboradores de uma multinacional com escritórios em Portugal, Espanha e França.
O Desafio Inicial
A empresa cliente contactou-nos com um pedido específico: queriam um evento que pudesse:
- Envolver 200 participantes de três países diferentes
- Superar as barreiras linguísticas (português, espanhol e francês)
- Manter o mesmo nível de energia e envolvimento de um evento presencial
- Promover a colaboração entre departamentos que raramente interagiam
- Durar aproximadamente 3 horas sem causar fadiga digital
Inicialmente, parecia uma tarefa impossível. Como criar uma experiência envolvente e interactiva para um grupo tão grande, disperso geograficamente e com diferentes idiomas? No entanto, como gostamos de dizer na Inchimetas, "os maiores desafios geram as melhores soluções".
A Solução: Uma Aventura Virtual Multi-plataforma
Após várias reuniões de brainstorming, desenvolvemos um conceito inovador: "Missão Internacional: Resgate Cultural". A premissa era simples mas cativante: artefactos culturais importantes de Portugal, Espanha e França tinham sido "roubados" e as equipas teriam que colaborar para os recuperar, resolvendo enigmas e superando desafios digitais.
A Infraestrutura Tecnológica
O primeiro desafio foi escolher as plataformas certas. Optámos por uma abordagem múltipla:
- Plataforma principal de videoconferência: Utilizámos uma plataforma empresarial que permitia dividir os 200 participantes em 25 salas virtuais de 8 pessoas cada.
- Aplicação móvel personalizada: Desenvolvemos uma aplicação simples onde os participantes podiam aceder aos desafios, submeter respostas e acompanhar o progresso global.
- Plataforma de colaboração: Cada equipa tinha acesso a um quadro digital colaborativo onde podiam reunir pistas e trabalhar em conjunto.
- Canal de transmissão central: Para os momentos em que todos precisavam de se reunir (início, meio e fim do evento).
Preparação e Logística
A preparação foi fundamental para o sucesso do evento:
- Realizámos testes exaustivos das plataformas com diferentes dispositivos e conexões
- Criámos manuais detalhados em três idiomas para os participantes
- Organizámos sessões de formação para os 10 facilitadores que iriam apoiar as equipas
- Enviámos antecipadamente "kits de participação" físicos para todos os participantes, contendo alguns elementos necessários para certos desafios, além de lanches temáticos dos três países
A Estrutura do Evento
1. Abertura Conjunta (30 minutos)
O evento começou com todos os 200 participantes reunidos no canal principal. Incluiu:
- Discurso de boas-vindas da direcção da empresa
- Apresentação interactiva do conceito e objectivos
- Vídeo temático introduzindo a "Missão Internacional"
- Explicação das regras e dinâmica do evento
2. Actividades em Equipas (2 horas)
Os participantes foram distribuídos por 25 equipas internacionais, misturando colaboradores dos três países e de diferentes departamentos. Cada equipa enfrentou uma série de desafios:
- Quebra-cabeças culturais: Enigmas baseados em monumentos e tradições dos três países
- Desafios de comunicação: Actividades que exigiam comunicação efectiva apesar das diferenças linguísticas
- Tarefas criativas: Criar vídeos curtos, composições musicais ou desenhos colaborativos
- Mini-jogos digitais: Jogos interactivos que testavam o conhecimento sobre as diferentes culturas
- Provas físicas: Utilizando os materiais enviados nos kits de participação
Uma característica importante: os desafios eram interconectados, ou seja, algumas equipas precisavam de informações que só outras equipas tinham, forçando a comunicação entre grupos.
3. Interlúdios (20 minutos)
A meio do evento, trouxemos todos de volta ao canal principal para:
- Um resumo do progresso global da missão
- Uma actividade energizante conjunta (um quiz musical sobre canções famosas dos três países)
- O anúncio de uma "reviravolta" na história da missão
4. Encerramento Celebratório (30 minutos)
Para o final, todos voltaram ao canal principal para:
- A resolução final da "Missão Internacional"
- Apresentação dos resultados e conquistas de cada equipa
- Destaques de momentos memoráveis (compilação de vídeos e fotos captados durante o evento)
- Anúncio das equipas vencedoras em diferentes categorias
- Discurso de encerramento da direcção
Desafios Enfrentados e Soluções
Desafio 1: Problemas Técnicos
Inevitavelmente, alguns participantes enfrentaram dificuldades técnicas:
Solução: Estabelecemos uma "equipa de suporte técnico" dedicada, com um canal de comunicação separado. Criámos também um sistema de "parceiros" onde cada participante tinha um contacto de emergência de outra equipa para o caso de perder a conexão.
Desafio 2: Diferenças nos Fusos Horários
Embora pequena, a diferença horária entre Portugal e França precisava ser considerada.
Solução: Escolhemos um horário que funcionasse para todos e fomos cuidadosos na comunicação, sempre referindo as horas nos três fusos horários.
Desafio 3: Manter o Envolvimento
A fadiga digital é real, especialmente quando as pessoas já passaram o dia em videoconferências.
Solução: Incorporámos muita variedade - alternando entre actividades que exigiam foco no ecrã e actividades que incentivavam os participantes a levantarem-se e moverem-se. Os kits físicos enviados antecipadamente também ajudaram a quebrar a monotonia digital.
Desafio 4: Barreiras Linguísticas
Com três idiomas diferentes, a comunicação poderia ser um obstáculo.
Solução: Todos os materiais foram disponibilizados nos três idiomas. Além disso, criámos um sistema onde cada equipa tinha pelo menos uma pessoa confortável em cada idioma, que podia servir como tradutor informal quando necessário.
Resultados e Aprendizagens
O feedback foi extremamente positivo:
- 92% dos participantes avaliaram o evento como "Excelente" ou "Muito Bom"
- 88% disseram que se sentiram mais conectados com colegas de outros países após o evento
- A direção da empresa relatou um aumento mensurável na colaboração internacional nas semanas seguintes
O que aprendemos com esta experiência:
- Planeamento detalhado é crucial: Num evento virtual desta escala, cada minuto precisa ser planeado
- Ter planos B, C e D: Preparámos alternativas para quase todos os cenários possíveis
- A tecnologia é apenas uma ferramenta: O sucesso veio da narrativa envolvente e do design cuidadoso da experiência, não apenas das plataformas usadas
- O elemento físico faz diferença: Os kits enviados antecipadamente criaram entusiasmo e forneceram uma dimensão tangível ao evento virtual
Conclusão
O que começou como um desafio imposto pela pandemia tornou-se uma nova área de especialização para a Inchimetas. Hoje, mesmo com o regresso gradual aos eventos presenciais, mantemos e continuamos a desenvolver a nossa oferta de team building virtual, pois reconhecemos o seu valor para empresas com equipas distribuídas geograficamente.
Se está a considerar organizar um evento virtual para a sua equipa, independentemente do tamanho, ficaríamos felizes em partilhar mais detalhes sobre a nossa abordagem e como podemos adaptá-la às suas necessidades específicas.
A distância física já não é um obstáculo para criar experiências memoráveis e significativas de team building!